Hasta que la Mafia nos separe, un postmortem

por Mirella Machancoses

Como muchas de vosotras sabéis, del 29 de abril al 1 de mayo de este 2022 hemos dirigido, por segunda vez, nuestro rol en vivo «Hasta que la Mafia nos Separe» (HQLMNS). Un vivo con el que queríamos llegar a unos niveles de producción a los que Gorgona no había llegado antes y que, en este segundo pase, nos ha servido para comprobar los gastos de hacer todo el vivo según requiere la ley (pagando impuestos, contratando personal, etc).

Ha sido, además, una lección dura, y un vivo que ha tenido un montón de obstáculos hasta llegar a su ejecución, así que sentarnos mes y medio después a hacer este postmortem, es algo muy personal que nos debíamos a nosotros mismos pero también a la Comunidad de Rol en Vivo española. así que voy a hablar sin tapujos de los costes económicos, pero también de los emocionales y de las lecciones aprendidas con este proyecto. Espero que os sirva para conocer un poco mejor todo el proceso.

Datos técnicos del evento

Suelo comenzar todos los artículos de reseña de vivo con los datos técnicos del evento, ya que pienso que nos dan una perspectiva de qué tipo vivo se trata, y no va a ser de otro modo en este; aunque, por razones obvias, no sea una reseña al uso de la experiencia, que para esa tenéis otras como esta.

Nombre	Hasta que la Mafia nos Separe
Autores	Mirella Machancoses, José Fabregat
Duración	Fin de semana
Número de jugadores	38 jugadores (hasta 41)
Organización	2 narradores, 1cocinero, 4 pnjs
Formato	Presencial
Temática	Mafia años 50
Fechas	29 de abril-1 de mayo
Lugar	Alborache, Valencia.

Revisando un vivo hecho

HQLMNS es un vivo que se estrenó por primera vez en 2017, justo un año después de la boda entre Pepe y yo, y casi como nuestro reto personal de… «¿y si ahora montamos una boda con fichas?». Y, siendo el final que ya soñábamos para la trilogía de Mafia, fue pensado y hecho.

La edición de 2017 la tenemos guardada con mucho cariño, y nos propusimos repetirla pero… justo un par de semanas después de hacerla, ¡me quedé embarazada del peque! Obviamente, los planes quedaron pospuestos y luego la pandemia ha venido a atrasar todavía más el proyecto. Pero este 2021 decidimos que era hora de relanzarlo y, ¡aquí estamos!

Dejar en barbecho un vivo tanto tiempo trae consigo sus pros y sus contras, como suele pasar en todo en esta vida. La principal virtud es que te has alejado del momento, e incluso las cosas que salieron al se ven desde otra perspectiva, permitiéndote tomar las decisiones sobre el diseño con una cabeza más fría. La parte negativa, claro está, es que el tiempo también te hace aprender, cambiar la perspectiva de cosas y, además, olvidar algunos detalles.

Así que nos pusimos manos a la obra, delimitando dos puntos principales:

• Labores de producción: lugar, coche, música, tarta, cocina, etc.
• Revisión de tramas y fichas de personaje

Como suele pasar con estas cosas, la realidad se dio de bruces con la planificación. Y mira que suelo ser conservadora con esto.

Jugando en tiempos del COVID

Para que podáis entender un poco de lo que voy a contar luego, creo que es importante incidir en que lanzamos el vivo en el último trimestre de 2021, antes de la sexta ola, cuando parecía que podíamos coger un poco de aire ya. Sin embargo, en Navidades llegó esa ola y trastocó toda la planificación.

Lanzarse a volver a hacer un vivo largo después de cuatro años parados, fue duro. La gente no te conoce como antes, la promoción se hace más dura, e incluso la gente que quería repetir un segundo pase, tiene ahora otras prioridades. Cosas que pasan.

Pero esto explica en parte porqué, al sacar el vivo, las inscripciones fueron muchísimo más lentas que a lo que estábamos acostumbradas antes del parón. El primer mafia se llenó en, literalmente, cinco minutos. Y este, no conseguimos llenarlo. 3 personajes fueron eliminados para la nueva versión. Y otras plazas fueron llenadas con plazas subvencionadas o, literalmente, gratis. Preferíamos llenar el evento, pese a perder dinero, y dar una buena experiencia, que tener que cancelar o rebajar la experiencia. Fue un riesgo que corrimos conscientemente y del que hablaré más adelante.

Hemos reflexionado mucho sobre éste problema y hemos hablado con muchas otras organizaciones de ReV españolas e internacionales. Casi todas se han visto enfrentadas al mismo problema al sacar sus vivos en estos últimos tiempos: inscripciones más lentas, muchísimas más bajas de última hora, etc. Particularmente, pienso que esto ha sido una mezcla de varios factores:

• El cúmulo de eventos trasladados de 2020, que copaban gran parte del calendario nacional e internacional.
• El miedo de cierto porcentaje de la gente a comenzar a hacer de nuevo actividades sociales como el rol en vivo, pese a las medidas sanitarias que se pudiesen tomar en el evento.
• La falta de costumbre de ir a este tipo de ocio y la priorización de otro como los viajes, percibidos como más seguros e íntimos.
• El abandono de la afición por una parte de los antiguos usuarios debido a la carga mental que ha supuesto la pandemia y el cambio de las costumbres asociadas.

Obviamente, no soy socióloga ni he hecho encuestas al respecto, pero es un tema que deberíamos analizar, quizá en el próximo EntreReVs, porque entre esto, y la subida de precios generalizadas, habrá que ver cómo nos enfrentamos a ello. Porque sí, somos conscientes de que HQLMNS ha sido nuestro evento más caro (240€) y que, además, tendrá que subir si queremos hacer otro similar. Y si el precio es un factor, este tipo de vivos igual se vuelve irrealizable.

Comunicación y bilingüísmo

Para los que no conozcáis el proyecto de HQLMNS, se trata de un vivo bilingüe (inglés-español). Si tenéis curiosidad por el diseño, podéis consultar aquí el documento de diseño. A nivel práctico, hay jugadores que tienen fichas en castellano (italiano en el juego) y otros en inglés (americanos). El vivo permite acudir si hablas solamente 1 de los idiomas, y está diseñado para que funcione para todo el mundo implicado.

Estamos bastante contentas con el resultado de ello en ambas ediciones, ya que creemos que así se puede contar con presencia internacional sin comprometer la accesibilidad para los españoles que no dominen inglés. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el diseño es un equilibrio difícil (si alguna vez tenéis dudas de como hacerlo, contactadme), y que implica generar todos los materiales comunes de la partida en ambos idiomas, lo que duplica el trabajo.

Sin embargo, hubo una cosa que me molestó algo de cómo fluyeron las cosas esta vez: los grupos de Telegram de comunicación. Debido a que muchas de nuestras jugadoras ya no tienen Facebook (red social que usábamos antes para mantener una comunicación fluida organización-jugadoras y jugadoras-jugadoras), buscamos alternativas. Creamos dos grupos de Telegram: uno solo para las actualizaciones de organización y otro para el debate de la partida.

Se dejó claro que se podía hablar en ambos idiomas y que si había algo importante nos encargaríamos de traducirlo, ya que había gente que no entendía uno de los idiomas en ambas partes. Sin embargo, hubo algunas quejas que nos dolieron bastante, desde parte de la comunidad internacional, exigiendo que se hablase inglés. Y esto hubiese dejado excluido a parte de las jugadoras presentes.

¿Porqué comento esto cuando tiene difícil solución? Por que fue una de estas cosas que, junto a la comunicación, más estrés me produjeron en las últimas semanas del evento. Estrés que me llevó a escribir el Decálogo del Cuidado, pero eso es otra historia.

Produciendo, que es gerundio

Bueno, como hemos dicho, la producción era el pilar fundamental a la hora de hacer este evento. El diseño lo teníamos claro, los horarios, los pnjs, todo. Pero había que producirlo. Y eso no era tarea fácil.

Para que os hagáis una idea, además de gestionar pagos, etc. teníamos que:

• Reservar y gestionar la casa.
• Reservar el coche
• Reservar y gestionar el banquete
• Contratar a la banda de música.
• Planificar el menú.
• Gestionar la compra y la preproducción de la comida.
• Contratar al cocinero.
• Gestionar facturas, pagos de IVA, etc.

Tareas que habíamos realizado en su mayoría anteriormente, salvo la parte de hacerlo todo totalmente legal, claro. Hasta ahora éramos un grupo de amigos haciendo esto para otros amigos. Ahora ya no. Y esto cambia muchísimo las cosas.

Y, por supuesto, cuando las cosas pueden salir mal, salen mal: se nos cayó el grupo de música y el siguiente era mucho más caro, la cocinera no pudo venir y hubo que buscar alternativas, hubo malentendidos con el catering del banquete de bodas, fallaron jugadores y pnjs de última hora.

Calculo que yo invertí como mes y medio de trabajo a tiempo completo gestionando el evento (tiempo repartido entre la preproducción y la producción), y seguramente me esté quedando corta. Lo digo por si alguna vez queréis hacer esto por dinero, a los tickets habría que haberles sumado como 70€ a cada uno para que saliese rentable. Pero ahora vamos a la parte económica.

Cuando las cuentas no cuadran

Cuando tienes un proyecto ambicioso cuya visión no puedes comprometer, hay riesgos. Muchos riesgos.

Por una parte, los riesgos personales y de salud mental cuando le tienes que echar horas y horas (que, por suerte, no fue nuestro caso). Por otro, los riesgos económicos. Y estos no son baladí.

Como podéis ver en la imagen de la izquierda, este es el presupuesto que manejábamos al comenzar el evento. El alquiler de la casa íntegra ya eran 3000€ (500€ más que cuando lo hicimos en 2017!), y el convite 1584, contando el vivo lleno. Más comida y bebida, el sueldo de Andrea (¡mi hermana!, la cocinera original y preproductora de todo el menú que se disfrutó y de la tarta), la música, el alquiler del coche y el seguro (¡hay que asegurar vuestra actividad, gente!), se nos iba a un presupuesto de 7554. Un dinero nada desdeñable (aunque irrisorio comparado con lo que mueven otras actividades).

Cuando elegimos el precio del ticket lo hicimos calculando tanto llenar el evento como si nos quedábamos con 35 jugadores, el mínimo que considerábamos adecuado. El ticket se puso a 250€, de los cuáles 43,39 eran IVA (sí, los vivos de fin de semana, como paquete de actividades, tributan al 21%). No obstante, un mes y algo después de lanzar la inscripción, solo teníamos 30 inscritas. ¿Podíamos seguir adelante?

Calculamos los riesgos y decidimos lanzarnos a la piscina. Al fin y al cabo, habíamos pagado reservas que iban a ser tanto como perdíamos con ese número de gente, así que merecía la pena ir para adelante, y comenzar a movernos de nuevo entre los vivos de fin de semana. Y así lo hicimos, invitando a jugadoras que no se lo podían permitir y suprimiendo otras plazas.

A un mes de la partida, calculé que íbamos a perder unos 1000€ entre la falta de jugadores y la subida de la música y de los gastos de la gestoría en torno a la contratación del cocinero. La verdad es que la cifra me daba miedo. Era la primera vez en todos mis tiempos creando vivos (casi 20 años) en que esto me iba a pasar. Y me dolió, pese a ser un riesgo calculado.

Por suerte, algunas inscripciones de última hora, y bajas cubiertas por jugadoras que decidieron contribuir extra (pese a ser un ticket «paga lo que quieras») y el ajustado presupuesto que nos hizo Andrea en la producción de la comida, pudimos recuperarnos. Las cuentas finales nos dan un margen de beneficio de 25€, seguramente absorbido por alguna pequeña factura no computable. El único margen de beneficio que nos va a quedar es la devolución de parte del IVA de la casa y el catering respecto al nuestro, pero como podéis comprender, casi no da para ni para pagar la gasolina que hicimos llevando las cosas allí (que, como veis, no computamos esta vez).

Problemas de última hora

Además de los problemas monetarios, hubo varios problemas de última hora que casi nos ahogan. Entre ellos, perder a algunas jugadoras por COVID y otras razones la misma semana del evento. ¡Tuvimos que cubrir la misma baja de personaje cuatro veces! ¡Parecía una maldición!

Pero, el mayor problema, nos vino ya allí, y estuvo relacionado con mi salud. Desde hace ya bastante tiempo, tengo unas reglas dolorosísimas que me dejan incapacitada. Y, obviamente, se retrasó una semana para venir el dolor el jueves-viernes de la semana del evento. Tuve que montar sin casi poder caminar y, a la hora en que llegaron los talleres, estaba literalmente llorando del dolor.

Por suerte, en el equipo teníamos grandísimos profesionales (¡os queremos!) que fueron sacando las cosas adelante cuando yo no podía más, y, debido a tener bien escritos los talleres previos, José Fabregat, coautor del vivo, pudo dirigirlos sin mi presencia, teniendo que ir a acostarme un rato esa tarde. Fue de lo más descorazonador que he tenido que hacer en un vivo. Y es que cuando le pones tanto cariño y trabajo a algo y ni siquiera puedes estar… uff, no hay palabras.

Sin embargo, yo lo que quería aprovechar era para hacer una reflexión: ¿qué pasa cuando el coordinador del evento tiene que coger una baja? ¿Cómo paliamos este problema sea en una asociación o en una empresa? ¿Quién puede cubrir una baja así?

Yo, desde luego, voy a pensar mucho en ello para los próximos proyectos, y a dejarlo todo todavía más escrito y organizado para que cualquier colaboradora pueda tirar hacia adelante con ello. Pero sé que no es tarea fácil.

Punto y… ¿final?

Aún hoy no sabemos si este ha sido el punto y final o uno y seguido a la aventura que ha sido hacer la trilogía de Mafia. Pero sí sabemos que hemos aprendido una burrada durante este duro camino. Un aprendizaje que esperamos que nos lleve un paso más allá en todo lo que hacemos. Un paso en el que esperamos nos acompañéis.

Os he dejado el artículo aderezado de fotos de este evento, unas fotos que marcan lo que fue y lo que ha significado para nosotras. Gracias a todas las jugadoras y equipo que formásteis parte de esto. Os queremos.